Le imprese che utilizzano il registro di carico e scarico dei rifiuti in modalità digitale sul RENTRI devono prestare attenzione a un nuovo adempimento: la conservazione digitale a norma del registro. Questo passaggio è necessario per garantire che i dati rimangano accessibili, integri e autentici nel tempo.
È importante chiarire che il RENTRI non svolge direttamente questa funzione. Ogni azienda deve quindi affidarsi a un fornitore specializzato nella conservazione digitale, come quelli già attivi nel servizio di archiviazione delle fatture elettroniche. L’elenco completo dei conservatori accreditati è disponibile nel Marketplace dei servizi di conservazione Elenco dei conservatori iscritti – Marketplace dei servizi di conservazione .
Il processo da seguire è semplice: il registro deve essere esportato dal portale RENTRI (tramite la funzione “Export per conservazione” nel Menu del registro di carico e scarico), firmato digitalmente, e successivamente trasferito al sistema di conservazione scelto. Questa operazione va effettuata almeno una volta all’anno, anche se ogni impresa è libera di ripeterla con maggiore frequenza per maggiore sicurezza. Le modalità tecniche di riferimento si trovano invece nella Modalità operativa 17 – Specifiche tecniche, approvata con Decreto direttoriale n. 143 del 6 novembre 2023 , pubblicata sul sito ufficiale del RENTRI e allegate alla presente mail.
Per quanto riguarda i tempi, la normativa prevede che i registri siano conservati per tre anni, come stabilito dall’articolo 190 del D.lgs 152/2006.
Si consiglia quindi le imprese di iniziare a valutare a quale provider di conservazione digitale dei documenti rivolgersi per la conservazione dei propri registri a fine anno.