Smart working: l’emergenza COVID-19 sta imponendo a molte aziende di reagire con grande rapidità, avviando modalità di lavoro agile, in molti casi per la prima volta e in assenza di precisi protocolli organizzativi. La conseguenza? Un’esperienza di lavoro inedita: strumenti tecnologici poco frequentati, adempimenti per regolamentare il lavoro da casa, organizzazione delle attività e coordinamento che si complicano. E non è tutto: lo smart working può destabilizzare chi non è solito lavorare dal proprio salotto. Il tema del lavoro agile insomma ci impone di fare i conti con grandi temi del lavoro: la responsabilità del singolo, la leadership, l’autonomia e la fiducia. Vediamo gli aspetti fondamentali da considerare e alcuni trucchi per prendere confidenza con il lavoro agile.
Smart working: il ruolo di imprenditori e manager
Se ci pensiamo, lavoro agile è sinonimo di fiducia reciproca: fiducia tra datore di lavoro e dipendenti, tra colleghi, tra azienda e l’esterno, in termini di clienti e i fornitori. L’emergenza insomma ci chiede di non dimenticare di occuparci delle persone, adottando una modalità relazionale efficace con cui gestire un primo momento di caos
Fiducia e presenza
Mancando la presenza fisica, reale e tangibile, sarà ancora più importante il ruolo ricoperto da manager e imprenditori, Un ruolo necessariamente da protagonisti. Il lavoro agile infatti richiederà loro forte impegno nel continuare a porsi come punti di riferimento per i collaboratori. Come fare? Essere presenti nei fatti -anche se virtualmente- e promuovere l’ingaggio di tutti nei processi organizzativi nuovi che il cambiamento che stiamo attraversando porta con sé. Ultimo, ma non meno importante, il tema del controllo: lo smart working, per funzionare davvero, ha bisogno di un cambio di mentalità: dal controllo al coinvolgimento attraverso la fiducia reciproca. Insomma, è il momento di avere autorevolezza e di agire una leadership che non potrà essere gestita solo con e-mail sporadiche e comunicazioni formali al personale.
Organizzazione e produttività ai tempi dello smart working
In questo momento c’è chi si trova per la prima volta a sperimentare il lavoro da casa, non senza qualche difficoltà a mantenere la produttività e gestire il proprio tempo. Una delle prime insidie del lavoro da casa è la distanza: trovarsi fisicamente separati dai colleghi e dal proprio capo impone di lavorare sulla propria autonomia. Il suggerimento è quello di impostare sin da subito una routine organizzata: oltre a mantenere il normale orario di lavoro, come se si uscisse per andare in ufficio, molto utile prevedere degli appuntamenti fissi in cui confrontarsi col team per non perdere di vista gli obiettivi. Per farlo, a disposizione una ampia gamma di strumenti tecnologici: skype, hangouts, zoom, etc.
Infine qualche consiglio per affrontare al meglio la condizione di smart workers:
- Non sparire: anche se lavoriamo da casa, è indispensabile mantenere i rapporti con colleghi e clienti, rispettando le scadenze e gli appuntamenti in calendario. Continuare a contattare clienti, fornitori e collaboratori regolarmente, magari mostrandosi in videochiamata in un luogo della casa ordinato e con un abbigliamento consono: stiamo pur sempre lavorando!
- Setting idoneo: allestirein casa una postazione dedicata al lavoro in cui posizionare pc, monitor, possibilmente la sedia ergonomica che usi in ufficio e in generale tutto quello che ti serve a portata di mano.. Inoltre, importante provare a separare lavoro e vita privata: se ne hai la possibilità, dividi chiaramente la zona lavoro dalla zona relax. Come fare? Scegli dove sistemarti e allestisci la zona come se fosse il tuo vero ufficio.
- Trucchi di produttività personale: anche mantenendo gli orari di ufficio, il rischio di venire risucchiati da Netflix o, più spesso, dalla gestione dei bambini è dietro l’angolo. Inutile negarlo, l’ambiente domestico è pieno di insidie. Che fare? Adattarsi al nuovo setting, provando a essere ligi, doveroso ma non semplice. Casa nostra normalmente è il posto dove ci rilassiamo, non quello in cui lavoriamo. In soccorso app per organizzare l’agenda e stilare to do list. E la gestione del tempo? Molti smart worker navigati adottano varie tecniche, tra cui la celebre Pomodoro Technique: si lavora per 25 minuti consecutivi, poi ci si rilassa per 5 minuti. Ricorda: è importante registrare cosa si è fatto nei 25 minuti di lavoro, così da poter verificare cosa resta ancora da fare.
Hai bisogno di supporto per organizzare procedure di gestione dei collaboratori durante lo smart working? Siamo a disposizione per definire procedure organizzative e per supportare nell’individuazione di tutti gli adempimenti in relazione allo smart working. Scrivici a segreteria@tanitsrl.it